Digitalizzazione
Digitalizza interi archivi cartacei in pochi click
La digitalizzazione dei documenti avviene attraverso la dematerializzazione, cioè la trasformazione del documento cartaceo in file: immagine o testo editabile.
Il grande vantaggio è il risparmio sull’affitto e la manutenzione dei locali adibiti ad archivio, il formato digitale ha una migliore reperibilità, durata nel tempo e facilità di condivisione all’interno dell’ufficio o dell’azienda, in quanto è possibile organizzare e indicizzare i documenti all’interno del server/nas aziendale limitando o garantendo l’accesso ai vari terminali collegati alla rete.
Con ArchiviaBox® potrai acquistare il servizio in maniera semplice autonoma, potrai inviarci la documentazione da digitalizzare e averla nella tua rete aziendale in breve tempo. Potrai decidere se riavere indietro la documentazione, stoccarla nei nostri depositi o ancora distruggerla in maniera sicura e certificata.
Come funziona
1. Preparazione
2. Ritiro
3. Preventivo
4. Consegna
- Verrai avvisato anticipatamente dell’arrivo dei tuoi box.
- I Box sono automontanti e sarà molto semplice comporli seguendo le istruzioni all’interno.
- Affranca la prima parte dell’etichetta sul box ed inserisci all’interno di esso la seconda copia dell’etichetta, sigilla i box con il sigillo in dotazione e con del nastro adesivo.
- Importante, la capienza massima di ogni box è 3 faldoni o 10kg
- Alla chiusura dell’ordine attendi il corriere, si potrà seguire tutta la fase di trasporto.
- Arrivati in archivio, inizierà la digitalizzazione dei tuoi documenti.
- Al termine della digitalizzazione i file saranno resi disponibili a seconda del servizio richiesto.
- Nel caso tu abbia scelto l'opzione di archiviazione dei documenti originali dopo la digitalizzazione, ricorda che puoi creare sulla tua area personale un indice dei documenti che hai inserito nei box (l’operazione è guidata e puoi usare infinite righe per ogni faldone o pratica).
Cos'è un box?
Il Box è studiato per garantire l’esecuzione di tutti i servizi archivistici nel rispetto delle normative in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro (D. Lgs. 81/08 e s.m.i.), grazie alla presenza di apposite maniglie per il sollevamento dei box ed all’osservanza delle norme prescritte in tema di movimentazione manuale di carichi; garantire la corretta conservazione della documentazione con l’obiettivo di preservarla dall’azione della luce e di eventuali agenti patogeni; costituire un ostacolo all’acqua in caso di attivazione dell’impianto di spegnimento; garantire la razionale occupazione dello spazio nei locali archivio; Verrà fornito con sigillo antieffrazione